UM ICONE – ODIADO E CULTUADO – DA ADMINISTRAÇÃO MODERNA RONDA AS SALAS MAIS ELEGANTES DAS CORPORAÇÕES PÚBLICAS E PRIVADAS
Não há registro do seu surgimento, e nem sabemos se irá desaparecer nos próximos séculos, mas o mito da reunião assombra os grandes teóricos da administração moderna – e a mim também.
Por Elizeu Lira
Clodomir Santos de Morais, doutor em sociologia, baiano de Santa Maria da Vitória e criador de um método popular para organização de empresas coletivas, cunhou no seu clássico Teoria da Organização (1987) a frase que ilustra razoavelmente bem o tema que será objeto deste artigo. Para Morais, “reunião sem hora de começar e acabar, sem pauta a ser seguida e sem plano de trabalho é conversa de comadres, onde se debate tudo e não se decide ou se encaminha nada.”[1] Na formulação dos conceitos metodológicos de Clodomir, a reunião tem papel importante na mudança de comportamento mental e organizacional do sujeito envolvido em organizações empresariais do tipo grande.
Sem a pretensão de questionar os papas da administração moderna, entre eles pesos pesados como Taylor, Fayol, Ford, Weber, Mayo, Drucker e Chiavenato, menos ainda ignorar a importância que um criador de empresas coletivas como Clodomir Santos de Morais, avalio que a ciência administrativa moderna tem uma pergunta a ser respondida no seu horizonte teórico: o papel onipresente da reunião não fora superestimado pelos CEO´s das organizações, tanto públicas quanto privadas? Os espaços físicos grandes e luxuosos reservados para reuniões nas empresas não seriam mais bem utilizados se fossem destinados a outros fins?
Existe certo consenso entre os estudiosos sobre o que vem a ser uma reunião e o que a sua realização objetiva. Para quase todos “reunião é o encontro de três ou mais pessoas com propósito de discutir alguns temas ou realizar alguma atividade.”[2] Além de reunir pessoas envolvidas ou interessadas em temas específicos – e encaminhar soluções para problemas também específicos, os teóricos mais otimistas em relação ao papel da reunião no mundo corporativo acreditam que elas oferecem os seguintes ganhos: a) Controla boatos; b) Esclarece metas; 3) Motiva a equipe; 4) Torna o ambiente mais agradável; 5) Cria networking; 6) Fortalece a liderança; 7) Oxigena a organização.
Por outro lado, há especialistas que acham que as reuniões servem apenas para uma coisa: matar boas ideias.[3] Estudos da Fundação Escola de Comercio Álvares Penteado, um centro de excelência paulista, constataram que existem duas reclamações básicas entre executivos de nível intermediário das organizações: ganha pouco e perde muito tempo em reuniões. Pior: no mesmo estudo, a Fundação identificou que as empresas médias, com 100 funcionários, perdem R$ 500.000,00 por ano com o tempo perdido em reuniões.
Ao longo dos meus quase 60 anos, desde a militância política na adolescência, eu estive metido em reuniões. Reunião de todo tipo, com pautas, sem pautas, com fim, sem fim, reunião em que o pau quebrou e outras em que perdões foram oferecidos e aceitos. Imaginem vocês, então, de quantas reuniões eu já participei considerando as escolhas profissionais que fiz… sem falar das reuniões de família, de amigos, de partidos…
Sei também que, além das possibilidades descritas acima, a reunião é utilizada para todo o tipo de serventia. A famosa frase “diga que estou em reunião” é um clássico e ela própria diz a que se destina. A outra, “estou entrando numa reunião”, também, tem sido largamente usada nas corporações. Existem aquelas que você se programa, “se pauta” com relatórios, explicações na ponta da língua, roupas adequadas, perfumes e… alguém mais importante do que você se atrasa, ou não pode estar presente e lá se foi… tudo perdido!
A cultura da reunião está tão arraigada na nossa vida que já se cunhou uma frase que explica a importância dada ao momento em que algumas pessoas se juntam para discutir temas supostamente importantes e estes, no momento, não existem: realizar uma reunião para marcar outra. Aliás, foi na esteira das reuniões que inserimos no nosso comportamento o hábito de chegar ou esperar para iniciarmos o evento marcado para meia hora antes. Logo, o horário marcado sempre será o horário atrasado.
Não devo esquecer de mencionar que o advento da reunião produziu a figura do “dono da fala”, em que o sujeito fala o tempo todo, sobre tudo – principalmente sobre o que não estava na pauta. O contrário também é comum, em que o condutor da reunião tem que fazer malabarismos para arrancar uma frase de um/a participante. Mas há surpresas também. Em algumas reuniões das quais participei, e da qual não esperava nada, grandes decisões e soluções brotaram. Outras em que as expectativas eram enormes, nada fluiu.
E tem aquelas para as quais você é chamado de última hora, não pode se negar a comparecer e, quando chega a hora, parece que todos os presentes estão falando grego, tal a sua ignorância sobre a pauta e sobre o objetivo que se espera da reunião. É o próprio cachorro caído do caminhão da mudança. Devo, aqui, fazer uma mea culpa: já participei de reuniões em que o limite era fazer o social, tomar um café, pois a demanda/razão das conversas era despropositada ou eu não tinha em mãos a solução para o problema apresentado. Nestas horas, o café do órgão público no qual eu trabalhava piorava muito.
A sinceridade continua por minha conta. Houve momentos em que eu estava numa reunião e haviam mais dois ou três grupos à minha espera… para mais reuniões! E mais: os grupos presentes se detestavam e, nos casos de lugares apertados, tinham que se aturar uns aos outros. Isso se devia a três razões bem claras: ou a reunião em curso começara atrasada; ou o tempo destinado a ela foi pouco e haviam muitos “donos da fala” nela presentes; ou os próximos grupos chegaram adiantados. Nesse momento você valoriza a complexidade da tarefa de quem cuida das agendas de pessoas importantes.
Mas, com milhares de reuniões no currículo, sei que o debate da reunião é oportuno e não queria estar na pele dos nomes citados no inicio deste texto. E se um deles me perguntasse se acho a reunião um elemento importante para a organização, não tenho clareza se sim ou se não. Sei apenas que se pudesse refazer meu caminho, a minha agenda de reunião não teria tantas reuniões…
[1] Morais, Clodomir Santos de Morais – APUNTES SOBRE TEORIA DE LA ORGANIZACIÓN – Universidad Autónoma Chapingo, México, 1978.
[2] Editora Abril, PEQUENAS EMPRESAS, GRANDES NEGÓCIOS, novembro de 2021.
[3] Editora Abril, SUPER INTERESSANTE, março de 2019;